la coordination jour J,  c'est quoi en fait ? quelle est son utilité ?

Vous vous êtes sans doute déjà posé la question : qu’est-ce que comprend exactement la coordination du jour j du mariage et qu’est-ce qu’il y a à faire ? 

Pour une coordination jour j mon rôle commence bien avant le jour du mariage, plutôt à quelques mois de la date du mariage, par une prise de contact de tous les acteurs de ce beau mariage 

De ce fait, je deviens votre interlocuteur avec les différents prestataires qui vont être présente le jour j,

, il ne s’agit pas d’une simple installation d’éléments décoratifs. Ou même l’installation des tables 

Mais c’est bien plus complexe que cela, je devrais reprendre le projet en entier à savoir 

Le traitement de tous les contrats et devis de tous les prestataires dans les moindres détails pour le grand jour j, pour veiller à ce que tout soit fait dans l’ordre et respecter le cahier des charges

Il est nécessaire que les mariés me transmettent le plus d’informations possible à ce sujet 

Pourquoi tout cela ?? 

Pour que je puisse tout comprendre, et découvrir les détails de chaque contrats établis par les prestataires pour mieux comprendre les souhaits des futurs mariés et les tâches de chaque intervenant, ainsi je pourrais préparer pour chaque couple un dossier d’organisation avec plusieurs tableaux qui les guideront dans la transmission de tous les éléments importants.

 J’accompagnerai et je conseille les futurs mariés sur les derniers points d’organisation. Cela leur me permettra également de mettre tout le déroulé du jour j à plat, et mieux visualiser leur mariage dans son ensemble et de se rendre compte de certaines choses auxquelles ils n’auraient peut-être pas pensé. 

Cela aide également à faire le point sur leur état d’avancement et à leur préconiser les missions indispensables dont il faudra s’occuper ou éclaircir.

En contact et au service de tous les prestataires

Je prends contact avec l’ensemble des prestataires pour me présenter et pour récapituler ce qui a été convenu avec les mariés et les responsabilités de chacun.

 Cela me permet de faire le lien entre tous les prestataires et souvent ressortir des contraintes qui peuvent influencer les uns et les autres pour le jour j et les communiquer en amont aux concernés, 

 Je devrais ensuite élaborer pour chaque prestataire ce que j’appelle une « feuille de route ».

 Ce document récapitule tout le cahier des charges, les informations essentielles, le planning, les contacts, les adresses importantes. Cela aide le professionnel à avoir une synthèse des informations les plus importantes et utiles et surtout définitives ce qui évite des erreurs ou des malentendus.

Un support pour vos proches et leurs animations surprises

Je prends également contact avec vos proches pour prendre connaissance des animations surprises qu’ils pensent préparer.

Je dois les conseiller s’il le faut sur la nature des jeux proposés, et ce qui pourrait plaire aux futurs mariés, et ce qui pourrait être amusant ou surprenant 

Le nombre de jeux à mettre en place, la durée, le timing. Mais également sur leur planification dans la soirée, selon un ordre logique qui aura pour objectif de faire monter l’ambiance au fur et à mesure.

 Nous nous assurons également de tous les éléments techniques nécessaires, des formats et de la compatibilité de chaque jeu,

Je regroupe toutes les animations sur un seul support, les vérifions en amont, je les classe dans l’ordre de passage puis les tester le jour J avant l’arrivée des convives.

 Cela permet de les lancer de manière fluide et de ne pas prendre du retard dans le planning de la soirée qui sera au préalable envoyé à tous les prestataires concernés, notamment le traiteur et le Dj pour qui cela va être déterminant dans la gestion de leur propre timing et contraintes.